Classement des sources

Bonjour à tous,
J'envisage de revoir l'organisation des mes sources, pour plus d'efficacité dans mes classements.
J'ai regardé avec intérêt celle utilisée par Tahiti (voir ce message) mais quelle est le votre d'organisation ??
Pour l'instant j'utilisais les noms d'individus comme répertoires, dans lesquels je stockais les actes correspondants.

Hello,

Peut-être un début d'idée ici: http://bsd-pour-tous.forumactif.com/tout-sur-les-saisies-dans-heredis-f37/comment-codifiez-vous-vos-sources-t251.htm

Merci pour la référence de ce fil qui m'avait échapé
Il y a de bonnes idées.

Tahiti, je me demande ... que mets tu dans tes répertoires 'individus' ?
Les autres ont des noms assez significatifs.

Heuuu mes individus !

J'ai 4 répertoires, 2 pour les femmes et 2 pour les hommes :
x:\Sommaire des documents\01-Individus - Femmes A-L
x:\Sommaire des documents\02-Individus - Femmes M-Z
x:\Sommaire des documents\03-Individus - Hommes A-L
x:\Sommaire des documents\04-Individus - Hommes M-Z

Dans ses répertoires, j'ai les photos de mes individus:
Nom de famille - Prénoms et mois et/ou années si plusieurs photos
Ceux qui commence par un "1-" sont des individus confidentielles... (je fais pareil pour les actes) en haut de la liste, je vois de suite que je dois faire attention.

Ah ok, les photos !! je me demandais quels actes tu pouvais bien y mettre puisque tous les types sont représentés par les autres répertoires.

Maintenant tu sais tout !

Comme nous en avons parlé à Tours Samedi dernier (mais comment ranger mes sources ?).... je fais "remonter" ce sujet, je pense que les nouveaux en généalogie seront content d'apprendre que les médias, les sources et autres récups ça se range et que cela ce sauvegarde aussi !

Le classement des sources..... vaste question et surtout mille façon de procéder. Il faut avant tout choisir un classement qui corresponde à ce que l'on veut faire et surtout s'y retrouver. J'arrive aujoud'hui à quelque chose comme 8000 médias de toutes sortes dans mon fichier Heredis et j'ai choisi pour moi la solution la plus simple.

Dans un répertoire général "documents numérisés", j'ai crée quatre sous-répertoires :

- un répertoire "naissances" comprenant toutes les photos d'actes de naissances enregistrées sous le nom "o Dupont Henri". J'ajoute éventuellement l'année en cas d'homonymie.

- un répertoire "décès" où les actes sont également enregistrés avec le signe sous la forme "+ Dupont Henri"

- un répertoire "mariages" de la même façon "x Dupont Henri avec Marie Durant"

Ce classement par ordre alphabétique du patronyme me permet immédiatement de vérifier la présence d'un acte dans le bon répertoire, et de plus avec les signes o, + et x je repère tout de suite les actes qui ne seraient pas correctement classés.

J'ai crée aussi un répertoire "autres photos ou documents" pour tous autres médias ou documents (testaments, contrats de mariages, fiches matricules, actes notariés de toute nature, livrets militaires, livrets de famille....etc). Ces documents sont alors classés dans des dossiers répertoires au nom de la personne intéressée.

Dans ce répertoire "autres photos ou documents", j'ai également crée un dossier dans lequel je regroupe des photos de villages de mes ancêtres pour agrémenter mon fichier.

Bonjour,
Le classement des sources est un sujet toujours apprécié car on pioche des idées à droite et à gauche afin de ne pas trop compliquer notre recherche future de telle où telle autre information. J'avais commencé pour mes actes à ne mettre que le nom et prénom, puis au bout d'un moment des 'Huet Marie' j'en avais une quinzaine. J'ai donc rajouter l'année; si 2 fois la même année pour le même nom-prénom, il fallait rechercher la bonne. J'ai donc rajouté la commune attachée à l'année. Là comme dans les autres cas lorsque que je faisais un rattachement de médias à mon fichier lors d'un remplacement de disque dur par exemple, Heredis me prenait d'abord dans l'ordre mon fichier 'décès', puis 'mariage', puis 'naissance', si bien que j'avais des actes décès ou mariage pour une naissance car le nom était le même. Alors maintenant je fais la dernière évolution comme coché sur le visu : nom, prénom, commune, type d'acte et mois-année.



Je pense que la solution de Françoise énoncée ci-dessus est bonne de mettre le type d'acte en premier. (par contre peut-être séparer l'alphabet en 3 ou 4 tronçons).

Je regarde encore le listing à Tahiti et je me demande où tu mets tes groupes et couples de mariage, tes communiants, tes noces d'Or ou d'Agent. Je cherche à réorganiser mon classement et je m'interroge toujours car j'ai un répertoire 'sources' où je ne trouve que les actes (AD, mairies et notariés) et un répertoire 'médias' où je retrouve toutes photos ou documents se rapportant à ma généalogie. Est-ce que je dois tout mettre en 'sources' et ensuite sous-répertorier ?



Donc est-ce qu'il y a d'autres participants à ce forum qui ont des idées complémentant ainsi ce qui à déjà été discuté sur ce sujet



Johnny

Qu'appelez vous "classement des sources" ???

Les sources ou les médias ?

Justement comment gérer ces deux fichiers.
Les sources définissent l'individu et sont généralement les actes d'état civil, notariés ayant défini sa vie.
Les médias sont les descriptions, photos, évènements, auxquels il a pris part.
Mais ces deux répertoires se confondent par exemple avec une photo du lieu de villégiature éternelle où sur la tombe on trouve la date de décès : média ou source ?
Je sais que c'est mon problème, ce qui me fait toujours retarder la réforme complète de mes sources et médias.
Johnny

En réponse à l'intervention de Johnny sur ce sujet, j'ai cherché en regroupant tous les actes par nature (naissances, décès et mariages) sans faire de tronçon dans l'ordre alphabétique, précisément pour limiter le nombre de sous répertoires.

Je trouve ce classement plus pratique notamment pour synchroniser mes données sur mes deux PC.

Quant à la saisie du nom des actes, j'ai également cherché à faire le plus simple possible tout en étant précise pour retrouver mes photos rapidement. Quant il n'y a pas d'homonymie, je trouve que ma "formule" + Durand Jacques est tout-à-fait suffisante, d'autant que ces médias étant tous rattachés à un individu de mon fichier, je m'y retrouve facilement.

Là où cela se complique, c'est pour les homonymes si j'ai quatre Jacques Durand, et si l'année du décès est identique je rajoute (époux ou veuf de .....) et pour les naissances dans ce cas je rajoute le nom de la mère entre parenthèse.

Mais les cas d'homonymie sont relativement limités et "ma formule" permet dans la majorité de mes actes une saisie plus rapide.

Autre point abordé, concernant cette fois les médias autres que les BMS, je le disais pour ces documents j'ai créé un répertoire "autres documents et photos" et dans ce répertoire j'ai fait un classement par individu ou par familles et non par type d'actes. Là encore pour trouver le plus rapidement possible les documents que j'ai déjà numérisés pour tel ou tel personnage. Voici en capture d'images ce que cela donne :

Pour ce repérage des fichiers médias des sources, je mets : Nom - Année - N/M/D - Prénom - un indice

Avec pour le Nom une convention qui consiste à mettre celui d'une branche. C'est à dire que quand il y a une variation de ce nom, j'en choisi un que j'utilise pour tous ceux de la même branche.

Ceci est important car j'ai des Hunvoy qui deviennent Unvoas puis Urvoy en quelques générations (j'en ai même un qui change 3 fois de nom entre naissance, mariage et décès (pas le même curé --> pas la même orthographe)

Et oui, il vaut mieux limiter le nombre de dossier afin que Heredis retrouve ses petits plus rapidement quand on utilise 2 PC

Et d'autres parts pensez à ne surtout pas faire des noms trop longs. C'est un peu ce que vous faites en mettant des dossiers. Pour les sauvergardes Windows ne gèrent pas toujours très bien les noms longs.

Je rappelle que mon classement est
AAAA-Acte-NOM_Prenom1_Prenom2_Prenom3
Et que tous mes médias sont dans un seul dossier et ainsi classés par année

Cela ne créée pas de doublons avec les homonymes.
Mais je parle plus longuement de ce classement dans le lien donné au messages 2 par Sylvain.

j'ai regardé attentivement tout ce qui concernait ce classement...
le problème effectivement peut se résoudre assez facilement quand on n'utilise qu'heredis.

mais pour mon cas, si je dois associer ces données à des pages html sur l'histoire d'une région... ça devient plus complexe.
car j'ai besoin de savoir
- où a été trouvé le document AD,AC,catholicité etc.
- quel est le lieu concerné
- le type d'acte les noms etc...

si il s'agit de photos de personne, savoir
- si c'est la tante X ou l'oncle Y qui la possède
- si ce sont des photos de lieux, de bâtiments, des plans etc. pouvoir les repérer par sources d'origine,par lieux etc.

c'est finalement assez complexe et je tente de me donner une norme qui malheureusement rallonge les noms de fichiers...
mais qui a l'avantage (à mon humble avis) de concilier les deux obligations que j'ai.

Pense à utiliser les méta données pour tes fichiers. Tu pourrais ainsi retrouver tes renseignements sur chaque fichier

C'est très facile sous Seven sous XP je ne sais plus.

Qu'est-ce que ces méta données dans ce cas Jacqueline?

"Qu'est-ce que ces méta données dans ce cas Jacqueline?"

bis

Ce sont des données sur les données !

Voici donc les explications de Jacqueline (et autres) qu'elle avait déjà expliqué ici :
Heredis, PG et les metadonnées des images

Un fil très intéressant. Merci à Tahiti de l'avoir rappelé et à Jacqueline d'en avoir écrit l'essentiel.

Mandra a écrit:Un fil très intéressant. Merci à Tahiti de l'avoir rappelé et à Jacqueline d'en avoir écrit l'essentiel.

Heu c'est pas moi mais les explications de rogerberra pour lui

Johnny a écrit:Justement comment gérer ces deux fichiers.
Les sources définissent l'individu et sont généralement les actes d'état civil, notariés ayant défini sa vie.
Les médias sont les descriptions, photos, évènements, auxquels il a pris part.
Mais ces deux répertoires se confondent par exemple avec une photo du lieu de villégiature éternelle où sur la tombe on trouve la date de décès : média ou source ?
Je sais que c'est mon problème, ce qui me fait toujours retarder la réforme complète de mes sources et médias.
Johnny

Pour ma part, sur l'exemple du décès, je crée une source (avec comme n° ADxxxx où xxxx est un nombre, nommée du nom, prénom de la personne et date du décès) dans laquelle j'insère tous les médias à ma disposition : acte de décès, faire-part, photo de la tombe ...

nota : tant que je n'ai pas de documents j'utilise la source qui m'a donné l'information site internet (codifié Wxxxx) ou personne source (codifié PSxxxx) etc...

Pour limiter le nombre de répertoires, j'ai classé mes médias en quatre catégories que j'ai numéroté ainsi:
.
documents avec une numérotation commençant par d
signatures commençant par s
photos commençants par p
vidéo commençant par v

j'ai donc: d0001 - d0002 etc.
pareil pour s p et v

ce qui donne:



puis je recense dans un fichier excel qui est bien pratique pour faire des recherches



Dans la mesure où HEREDIS gère les liens je ne vois pas l'utilité de codifier les fichiers.

A noter que j'ai un seul média par source et qu'ils ont le même code sauf que dans le dictionnaire des sources je détaille un peu et une seule source par média
Dans le dictionnaire des Sources je note ainsi:

Décès de Charles DUPONT - d056

Ce qui me permet de classer mes sources par type d'acte

J'ai abandonné la codification des sources et média car je n'en ai pas trouvé l'utilité, j'ai peut être tord mais jusqu'à ce jour elle ne m'a pas manqué

Alors, moi, je n'utilise que 3 dossiers :
- photos et sources des individus
- photos et sources des faits historiques
- photos et sources des lieux

C'est le premier qui me sert le plus : dedans, j'y mets tous les actes et photos relatifs aux personnes.

Mes fichiers sont nommés ainsi :
Pour les actes de naissance :
patronyme prénom N année lieu
Pour les actes de décès :
patronyme prénom D année lieu
Pour les actes de mariage :
patronyme marié prénom marié et patronyme mariée prénom mariée M année lieu
Pour les photos
patronyme prénom photo année lieu (suivi d'un peu de légende)
Dans le cas d'homonyme, je fais suivre le prénom de N puis année de naissance.



J'ai 6600 fichiers actuellement (et du ménage à faire) dans ce dossier et ça fonctionne très bien. Je retrouve toujours mes petits. Quand je cherche un média depuis heredis, j'utilise depuis peu la fonction de recherche de windows 7 avec le nom et prénom (ça me fait un tri) et je n'ai plus qu'à choisir mon fichier !ça, c'est génial.

Mon dossier "photos et sources des lieux" me sert à l'illustration du dictionnaire des lieux.

Je nomme mes fichiers ainsi :

Commune (subdivision) année légende



Mon dossier "photos et sources des faits historiques" me sert à la documentation que je trouve sur la guerre, les régiments...
Mes fichiers commencent par l'année (ensuite, rien n'est figé pour l'instant).



J'en ai un 4e avec des photos de métiers, ce sera pour le jour où on aura un dictionnaire des métiers illustrables !

Et j'avais nommé mon répertoire de généalogie : Ancestrologie pour qu'il soit en tête dans mon arborescence. (c'était valable surtout avant que je n'ai Windows 7 et l'usage des bibliothèques).

Et tu classes tout cela dans Ancestrologie ?

"Quand je cherche un média depuis heredis"

oui... sans doute mais pour d'autres applications comment t'y retrouves tu ?
il n'y a pas que la généalogie( enfin, dans mon cas) et un classement aussi "simpliste" (ne vois aucune malignité dans le mot simpliste) ne peut suffire...

n'ayant rien trouvé de probant je suis toujours à la recherche d'une méthode "universelle" !!!

maelilou a écrit:"Quand je cherche un média depuis heredis"

oui... sans doute mais pour d'autres applications comment t'y retrouves tu ?
il n'y a pas que la généalogie( enfin, dans mon cas) et un classement aussi "simpliste" (ne vois aucune malignité dans le mot simpliste) ne peut suffire...

n'ayant rien trouvé de probant je suis toujours à la recherche d'une méthode "universelle" !!!

Qu'entends tu par "autres applications" ? Moi, ça me convient depuis 3 ans. Mes actes ne me servent qu'à ma généalogie et mon classement fonctionne quelque soit le logiciel de généalogie utilisé. Donc, je suis heureuse avec.
C'est vrai, pourquoi faire simple quand on peut faire compliquer ? Alors, pardon d'avoir fait l'inverse.

Ce que je voulais dire, c'est que si je m'intéresse à la généalogie je m'intéresse aussi à l'histoire de la région d'où je viens.
à partir de là, j'échange beaucoup avec des collègues
et notre problème c'est que nous recherchons une méthode d'identification des documents sans ambiguïtés.

origine
etat civil
photos
etc...

et là c'est moins simple... à moins que d'arriver à des noms de fichiers très long.

à présent on cogite...sans résultat probant.

Johnny a écrit:Justement comment gérer ces deux fichiers.
Les sources définissent l'individu et sont généralement les actes d'état civil, notariés ayant défini sa vie.
Les médias sont les descriptions, photos, évènements, auxquels il a pris part.
Mais ces deux répertoires se confondent par exemple avec une photo du lieu de villégiature éternelle où sur la tombe on trouve la date de décès : média ou source ?
Je sais que c'est mon problème, ce qui me fait toujours retarder la réforme complète de mes sources et médias.
Johnny

Pas d'accord avec ta définition, Johnny :
Les sources ne défissent pas l'individu, mais un événement, qui peut affecter un ou plusieurs individus. La meilleure preuve est qu'Heredis a supprimé la possibilité de mettre une source a un individu (ce qui est parfois gênant !). Une source n'est jamais un fichier !
Un média est la représentation numérique d'un acte, d'un individu, d'un lieu etc ...
Avec l'inflation du nombre de fichiers, j'ai pris l'habitude de dissocier son nom de sa représentation.
Le nom n'est significatif que lorsqu'il est issu de la numérotation des A.D.
Sinon, c'est 000001.jpg à 999999.jpg, avec un tableur qui contient la description du contenu du fichier.
Cette description (en texte libre) peut être "acte de mariage de tonton Gilbert avec tata Félicie", "mariage de tonton Gilbert avec tata Félicie", "Tonton Gilbert pendant son service militaire" ... J'ajoute des informations sur l'origine du fichier, les droits éventuels, ...
Cela me permet de faire une recherche très rapide pour trouver le fichier à utiliser.
Je limite le nombre de fichiers par répertoire à 1000 pour des raisons pratiques !
Ce qui est difficile, c'est de passer d'un système (nom de fichier signifiant) à un autre !