Comment rangez vous vos documents "papier"

Les documents "papier" prennent de la place. Je les classe dans une pochette plastique" dans plusieurs gros classeurs à levier (par ordre alphabétique) En plus des copies d'actes, j'y place également des articles de journaux, des menus, des faire-parts, etc...
J'imprime la fiche individuelle d'Heredis, que je mets en avant de la pochette, ce qui me permet de classer facilement par ordre alphabétique.
Et vous, comment rangez vous vos documents ?

Je n'ai pas de double papier des fiches d'individus (trop de personnes) je ne garde qu'un double papier des médias que je classe dans un plastique

Boudiou !

Quand, j'ai commencé ma généalogie, j'utilisais des classeurs doubles Arianex à levier, total et résultat quand j'ai du quitter mon domicile lors du divorce, j'avais plus de 20 de ces classeurs, plus une dizaine de classeurs à listing et autres bricoles qui concernaient la généalogie.

Quand on quitte une maison avec sous-sol pour un appartement type 2, pas facile de ranger les archives et l'armoire anti-feu. Il a donc fallu prendre le taureau par les cornes, je me suis mis au scannage de tout ces documents en me demandant bien si j'allais en voir le bout un jour. Aujourd'hui, c'est fait, ça m'a pris pas mal d'année, presque 10 ans.

Aujourd'hui, ces documents sont sous format PDF, WORD, JPG, TIFF (pour la qualité des images pour la reproduction ultérieure), MP3 et OGG pour l'audio. Et les multi-sauvegardes, sont sur des serveurs indépendants et sécurisés dans différents lieu du monde. J'ai pu le faire aussi pour l'informatisation, grâce à l'aide des cousins, c'est la partie la plus délicate, le stockage des données ensuite et la plus onéreuse aussi si on a pas d'aide et de moyens. Et, j'ai aussi continué la recherche généalogique, d'où d'autres archives supplémentaires.

Je loue un serveur par exemple, voyez déjà les prix pour vous faire une idée suivant les fournisseurs (surtout attention à la maintenance), j'en ai un personnel à la maison pour faire ma sauvegarde au jour le jour sur mon NAS et les serveurs annexes.

J'ai privilégié mon indépendance pour mes données, que je contrôle de bout en bout, car je ne crois pas à GénéaNet, encore moins PG, c'est un choix qu'il me faut assumer.

Ai-je tort où raison d'avoir fait ce choix, seul l'avenir le dira et aussi ma descendance, si elles veulent s'en occuper ?

Un aléa, un incendie par exemple chez moi, j'embarque mon NAS. Un incendie auparavant, j'aurais eu beaucoup de mal pour emmener tout mes classeurs.

Cela mérite réflexion n'est ce pas ? Cela dépend aussi de l'attachement que l'on a pour nos années de recherches et de notre devoir de transmission à l'autre (passage de vies, passage d'histoires, celles de nos ancêtres et aussi la notre).

Peut-être aussi y suis-je plus attaché que d'autres, car je n'ai plus rien pour m'attacher que l'amitié vrai...

medinilla1966 a écrit:Les documents "papier" prennent de la place. Je les classe dans une pochette plastique" dans plusieurs gros classeurs à levier (par ordre alphabétique) En plus des copies d'actes, j'y place également des articles de journaux, des menus, des faire-parts, etc...
J'imprime la fiche individuelle d'Heredis, que je mets en avant de la pochette, ce qui me permet de classer facilement par ordre alphabétique.
Et vous, comment rangez vous vos documents ?

Presque pareil que toi, à part que c'est classé par date et non alphabétiquement.

Mais je n'ai dans ces classeurs (assez nombreux) que les photocopies d'actes réalisées aux AD à partir des microfilms. Tous ces actes sont cependant scannés mais je garde cette trace papier, mémoire de mes 1eres recherches (nostalgie ?)
Depuis l'avènement des Appareils Photos Numériques et récemment des AD en ligne (copies d'écrans) je n'ai plus de papier.

Comme j'ai commencé sur papier, j'avais classé tout cela dans des classeurs, par numéros de sosas, et je garde tout car j'ai de la place.

Malheureusement je garde aussi beaucoup d'autres choses, mais c'est une autre histoire.

De toute façon, quand je partirai d'ici ....j'aurais encore moins de place que dans un appartement F2, alors !!!

Monique

Des classeurs avec rangement alphabétique des copies d'actes (découverts aux archives ou envoyés par les mairies) ainsi que des transcriptions. Depuis l'avènement du numérique, je n'ai plus de copies papier. Mes fichiers numériques se trouvent sur plusieurs supports mis à jour régulièrement. J'essaie de trier mes documents papier mais... j'ai beaucoup de mal à accepter de les détruire.

Surtout mes méls classés (que j'avais imprimés) et par lettres alphabétiques et dans des sous dossiers par contacts et ce dans 3 boites à archives, mais maintenant je met les messages dans mon carnet d'adresses de Heredis et je rajoute dans les notes de ce dernier, d'où il est la source etc.

ezurdal a écrit:... Depuis l'avènement du numérique, je n'ai plus de copies papier. Mes fichiers numériques se trouvent sur plusieurs supports mis à jour régulièrement. J'essaie de trier mes documents papier mais... j'ai beaucoup de mal à accepter de les détruire.

Surtout les vieux documents originaux transmis par la famille !

Pas question évidemment de détruire les documents familiaux (originaux ou copies) !

Comme Cheron, j'ai des classeurs (26) où le résultat de mes recherches est rangé par n° sosa. Chaque couple de sosas est accompagné des BMS sur papier, des actes notariés qui le concernent ou qui concernent les collatéraux, actes que j'imprime et que je résume.
Mais depuis quelque temps, je n'imprime plus (c'est trop long !), mes classeurs ne reçoivent plus rien, et tout est enregistré dans mes médias, avec...la crainte de perdre ces données ! Quelle garantie avons-nous sur la pérennité des enregistrements numériques ? disques externes, disques durs d'autres ordinateurs ? Le papier ne se
conserve-t-il pas plus longtemps ?
Yl 2

Je vais faire figure d'extra-terrestre, mais je n'ai quasiment rien. Je numérise tout. Donc les documents officiels sont chez leurs propriétaires actuels (parents, beaux-parents, tantes....). Je les ai emprunté et numérisé, puis rendu.

Donc pas vraiment de problèmes de classement de papier.

Jimbo a écrit:Je vais faire figure d'extra-terrestre, mais je n'ai quasiment rien. Je numérise tout. Donc les documents officiels sont chez leurs propriétaires actuels (parents, beaux-parents, tantes....). Je les ai emprunté et numérisé, puis rendu.

Donc pas vraiment de problèmes de classement de papier.

Je pense que c'est une question de génération.

Personnellement je suis arrivée très tard à l'informatique mais j'ai aussi toujours aimé tenir des fichiers, des carnets de notes diverses et variées, par amour du papier et de l'écriture.

Et puis un beau jour, par la force des choses, on devient le plus vieux de la famille, le garant de son histoire et le dépositaire des documents, même si, dans mon cas, ils se sont envolés pour la plupart.

Monique

yl2 a écrit:Comme Cheron, j'ai des classeurs (26) où le résultat de mes recherches est rangé par n° sosa. Chaque couple de sosas est accompagné des BMS sur papier, des actes notariés qui le concernent ou qui concernent les collatéraux, actes que j'imprime et que je résume.
Mais depuis quelque temps, je n'imprime plus (c'est trop long !), mes classeurs ne reçoivent plus rien, et tout est enregistré dans mes médias, avec...la crainte de perdre ces données ! Quelle garantie avons-nous sur la pérennité des enregistrements numériques ? disques externes, disques durs d'autres ordinateurs ? Le papier ne se
conserve-t-il pas plus longtemps ?
Yl 2

Pour la conservation du papier, tout dépend de la qualité du papier, il suffit de voir comment sont devenus certains registres paroissiaux aujourd'hui.
Voici ce que j'ai trouvé sur le NET

Comment conserver les vieux papiers, titres et documents anciens ?

Au départ, lorsque le papier était fabriqué avec des fibres végétales ( lin, coton, chanvre ), sa résistance au temps était supérieure à ce qu'elle est aujourd'hui.

Depuis le milieu du XIX siècle, la pâte à papier fabriquée en masse contient des produits chimiques altérant plus facilement la qualité du papier quand celui-ci est confronté à ses plus grands ennemis : le temps, la lumière, l'humidité et la manipulation.

Les principales règles de conservation des documents en papier :

1 ) Les protéger de l'humidité. Proscrire les rangements dans une cave ( lorsqu'elle est mal ventilée ), mais aussi faire attention aux risques d'innondation en général ( préférer des rangements hermétiques ou en hauteur dans une pièce )

2 ) Les mettre à l'abri de la lumière . La lumière, tout particulièrement celle du soleil, décolore les encres. Attention également aux écarts de température.

3 ) Les manipuler avec précaution.

Eviter de plier les documents ( une pliure altère la valeur d'un billet de banque ou d'un titre ancien ), Eviter les traces de doigt, salissures, et la poussière.

Les ranger dans des chemises ou boites fermées

Comment réparer ou restaurer un document papier ?

- Atténuer ou supprimer un pli : vous pouvez utiliser un fer à repasser mais pas directement. Utiliser une pattemouille pour éviter la brulure du papier

- Si une collection sent le moisi, sans présenter de moisissures visibles, il faut sécher les documents jusqu'à disparition des odeurs

- En cas de moisissures confirmées, confier les documents à un restaurateur

- Papier déchiré : ne surtout pas utiliser de scotch ! Ses séquelles sont irrattrapables...Mieux vaut une déchirure qu'un papier déchiré & scotché

- Retirer du papier adhésif : si celui-ci est ancien c'est peut-être rattrapable, mais attention à la fausse manœuvre. Utiliser un fer à repasser réglé sur "coton". Passer délicatement sur l'adhésif pour ramollir la bande, puis décoller celle-ci avec un couteau. Si cela ne se décolle pas n'insistez pas !


Un petit truc qui fonctionne très bien pour supprimer l'humidité, utiliser du silicate gel où gel de silice. Si vous avez une machine pour souder les sacs de surgelé, mettre le ou les papiers à protéger dedans, avec un sachet de silicate gel, souder le sac, vous êtes tranquille pour l'humidité. Vérifier de temps en temps pour voir si l'effet est constant, sinon refaire et changer le sachet de silicate gel.

Pour les données informatiques, multiplier les sauvegardes et réenregistrer les données de temps en temps sur les nouveaux et anciens supports en n'oubliant pas de vérifier leurs fonctionnalités; surtout si vous avez où allez changer de logiciel de gestion de généalogie par exemple.
Et surtout, si pas de logiciel, impossible ou parcours du combattant pour relire les données sauvegardée . Utilisez en priorité un format universel de sauvegarde (PDF, GEDCOM, WORD, EXCEL, etc...)

Merci "Au revoir" pour ces conseils détaillés. Il est vrai que certains registres sont en mauvais état mais quand on voit qu'on peut lire encore des registres de plusieurs siècles alors qu'ils ont subi l'humidité entre autres !J'ai conservé des papiers nombreux liés à ma profession qui sont toujours lisibles des décennies après, mais c'est la conservation du numérique qui m'inqiète. Je crois que des enregistrements numériques ne sont déjà plus lisibles ? Je vais suivre le conseil de changer de support de temps en temps, par ex. un disque externe plus récent tout en conservant l'actuel ?
Yl2

Les photocopies "à l'ancienne" ne se conserve pas très bien...

J'ai commencé ma généalogie alors que je n'avais pas de PC. J'ai donc tout classé dans de gros classeurs à levier, les photocopies d'actes rangés dans les pochettes. Quand j'ai voulu les scanner pour les mettre dans mon PC en numérique certains avaient été carrément détériorés.
Je faisais des fiches individuelles résumées sur des fiches Bristol classée dans de petits classeurs (un par branche). J'ai bien sur arrêté cela, plus de papiers dès que j'ai enregistré sur PC.

Par contre tous les papiers familiaux ainsi que les papiers obtenus ou réunis en vue de mes chroniques sont entassés dans des boites d'archivage.

Et j'ai pensé à toi Franck quand je t'ai lu car dans le lot, j'ai eu des copies d'actes envoyées par de sympathique secrétaires de mairie qui voulant m'aider ont utilisé malheureusement du scotch devenu depuis horriblement jaune... Et je ne parle même pas du livret de famille d'une de mes grand-mères transformé en chewing-gum à cause de bardage de scotch de nombreuses fois plié en plus.

yl2 a écrit:Merci "Au revoir" pour ces conseils détaillés. Il est vrai que certains registres sont en mauvais état mais quand on voit qu'on peut lire encore des registres de plusieurs siècles alors qu'ils ont subi l'humidité entre autres !J'ai conservé des papiers nombreux liés à ma profession qui sont toujours lisibles des décennies après, mais c'est la conservation du numérique qui m'inqiète. Je crois que des enregistrements numériques ne sont déjà plus lisibles ? Je vais suivre le conseil de changer de support de temps en temps, par ex. un disque externe plus récent tout en conservant l'actuel ?
Yl2

Pas besoin de systématiquement changer, mais faire un réenregistrement des données, un rafraichissement comme dans les données Heredis. Comme dans tout support, il y en a de certifié pour xx années, et il y a du tout venant. J'ai par exemple des cassettes BASF (datant du début de la cassette) qui sont encore audible aujourd'hui et d'autres dont le son s'est amoindri, c'est valable aussi pour la vidéo, les bandes magnétiques,donc il faut vérifier de temps en temps s'il y a où non de l'altération et y remédier.

Un nettoyage de DD à blanc de temps en temps, ça régénère le support aussi

Voilà encore du travail supplémentaire, faire et défaire, ça évite le chômage, parait-il ?

Rajout : Il ne faut pas utiliser de Scotch Tape ou Ruban Magique mais du ruban transparent PERMACEL ou SELLOTAPE qui ne contiennent pas de colle mais qui adhérent grâce à une couche d'acrylique et qui ne tachent pas le papier. (truc qui m'a été donné par un membre de ma famille relieur où utiliser du papier japon de peu de grammage, mais plus délicat à poser

Diable ! Diable ! que signifie un "nettoyage de DD à blanc" ? je ne connais pas grand chose à l'informatique...Effacer mon disque externe où je fais mes sauvegardes pour repartir à zéro ? Chaque fois que je fais une sauvegarde de toutes mes données, y compris non généalogiques, sur ce disque, elle s'ajoute à la précédente (du moins je le crois, à moins qu'elle n'ajoute que ce qui manque ?). Le danger c'est que ce disque externe me lâche ? mais j'ai aussi une sauvegarde (uniquement généalogique) sur un EPC qui me sert à emporter mes fichiers aux AD. Je crains de ne pas être assez précautionneuse quant aux sauvegardes...
Yl2

Quand vous avez un plantage sérieux de votre système informatique, il est toujours recommandé de reformater votre disque Dur, non ?

C'est cela le nettoyage à blanc et on pourrait même aller au-delà dans certaines circonstances pas recommandées au débutant, par formatage bas niveau (disons plus blanc que blanc).

Mais cela n'est à réserver toujours que dans les circonstances extrêmes et par des mains très expertes, idem pour les disques externes.

Merci encore ! mais ces manipulations me dépassent. J'ai eu un ordinateur grillé par la foudre et j'ai fait appel à mon réparateur habituel qui a pu récupérer mes données. En cas de plantage, je ferai encore appel à lui.
Ceux qui savent se débrouiller dans ces circonstances ont bien de la chance !
J'en déduis que données sur papier ou données numérisées sont également soumises à des risques qu'il faut prévenir autant que faire se peut.
Dommage que je n'ai plus le temps de continuer à sauvegarder de front sur papier et sur informatique...
Yl 2